VodafoneZiggo, das ist der Zusammenschluss von Vodafone und Ziggo, dem größten Kabelnetzbetreiber in der Niederlande. Das Ziel des Unternehmens ist es, durch moderne Technologien Menschen zu verbinden. Es ist daher nicht überraschend, dass die Digitalisierung bei dem Unternehmen auch intern einen hohen Stellenwert einnimmt.
Trotzdem hatte VodafoneZiggo Probleme, alle Mitarbeiter und vor allem die 2.000 Techniker im ganzen Land mit relevanten Informationen zu versorgen und Kommunikationswege zu schaffen, die verbinden.
Die Mitarbeiter waren bisher gezwungen, verschiedenste Kanäle zu nutzen, um miteinander zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Diese verschiedenen, manchmal privat angelegten, Kanäle führten häufig zu einer Verbreitung ungenauer und inkorrekter Informationen, die die Arbeit der Außendienstmitarbeiter erschwerten und zeitaufwendiger machten. VodafoneZiggo benötigte dringend einen offiziellen, mobilen Kommunikationskanal, um die Digitalisierung voranzutreiben und stieß nach intensiver Recherche auf die Mitarbeiter-App von Staffbase.
Im Juni 2019 launchte VodafoneZiggo seine Mitarbeiter-App „Coco” für die knapp 2.000 Techniker. Sechs Monate später hat die zentrale, mobile Plattform eine Nutzungsrate von über 80 Prozent.
Wir sprachen mit Moustapha Benhaddou, Performance Improvement Manager im Bereich Installation & Maintenance, um herauszufinden, warum sich VodafoneZiggo für das Konzept einer Mitarbeiter-App entschieden hat und warum die App so erfolgreich ist.
Staffbase: Erzählen Sie uns ein wenig über die Probleme, die VodafoneZiggo mit einer Mitarbeiter-App lösen wollte und wie Sie die Dinge ins Rollen gebracht haben.
Moustapha: Sehr gerne! Vor unserer App, die wir „Coco” nennen, gab es viele verschiedene Wege und Tools, um unsere Techniker zu erreichen. Jeder benutzte seine eigene Methode, manche zum Beispiel Microsoft SharePoint.
Eine unserer größten Herausforderungen war, dass wir unseren Technikern alle relevanten Informationen zur Verfügung stellen müssen, damit sie ihre Arbeit machen können. Wir informieren sie zum Beispiel über Netzwerkausfälle oder wenn wir ein neues Produkt oder eine neue Hardware auf den Markt bringen, mit der sie arbeiten werden.
Diese Informationen zuverlässig zu vermitteln war vor „Coco” sehr schwierig, weil es so viele unterschiedliche Plattformen für die Kommunikation gab. Einige Teams haben sogar ihre eigenen Kanäle geschaffen. Das ist eigentlich beeindruckend, denn sie haben einen Weg gefunden zu kommunizieren. Es gibt aber auch Nachteile. In den privaten Kanälen werden Informationen ausgetauscht, die nicht validiert wurden und möglicherweise nicht den Unternehmensstandards oder Vorschriften entsprechen.
Wir haben Techniker überall in den Niederlanden. Jeder von ihnen hat andere Aufgaben und Fähigkeiten, ist auf einem anderen Gebiet tätig oder hat ein anderes Team. Uns war es besonders wichtig, diesen Mitarbeitern nur noch die für sie relevanten Informationen zukommen zu lassen. Und zwar auf einem Kanal, den wir steuern. Nicht um zu kontrollieren, sondern um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen übermittelt werden und um den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Staffbase: Wie haben Ihre Mitarbeiter SharePoint genutzt?
Moustapha: Im Grunde genommen haben sie SharePoint als Bibliothek benutzt. Wenn ein Techniker beispielsweise ein Dokument über die Wi-Fi-Servicerichtlinie suchte, konnte er es in der SharePoint-Umgebung seines Teams finden.
Die Techniker haben zum Beispiel auch ihre Tipps und Tricks bei SharePoint abgelegt. Diese Tipps und Tricks sind für unsere Techniker sehr nützlich, aber das Risiko wenn diese Inhalte persönlichen angelegt werden besteht darin, dass möglicherweise ungewollt falsche Informationen weitergeben werden.
Private Kanäle in der internen Kommunikation sorgen für Probleme
Ich habe generell kein Problem damit, dass Leute ihre eigenen Lösungen suchen und sich private Kanäle bauen – sie sind ja diejenigen, die die Arbeit machen müssen – aber innerhalb unseres Innovationsteams bin ich für unsere Richtlinien und Arbeitsanweisungen verantwortlich. Ich kann nicht mit der Tatsache leben, dass es zum Beispiel Arbeitsanweisungen in sechs verschiedenen Versionen gibt, die im ganzen Land herumschwirren. Das ist inakzeptabel.
Staffbase: Sie haben die Probleme klar erkannt. Wie haben Sie eine Lösung gefunden?
Moustapha: Wir haben eine Vielzahl von Teams und wir haben mit sieben von ihnen eine Art Roadshow gemacht, um ein besseres Gefühl für bestimmte Probleme zu bekommen. Uns war wichtig zu erfahren, was die Kollegen wirklich für Ihre Arbeit brauchen, wenn es um Kommunikation geht, wie wir am besten mit ihnen kommunizieren sollen und wie sie informiert werden möchten. Wichtig waren uns dabei auch der Zeitplan und das System, auf dem die Informationen verfügbar sein sollen. Bevorzugen die Mitarbeiter eine App, ihren Laptop oder einen SMS-Dienst?
Wir richteten eine so genannte „Hero Lab Session" ein. Das ist ein Workshop, der darauf abzielte, zu verstehen, wie unsere Techniker mit uns über alles kommunizieren wollten, von Richtlinien bis hin zu Änderungen, Ausfällen, Informationen und einer Bibliotheksfunktion. Wir fragten sie einfach ganz klar, was Sie wollen. Wir wollten verstehen, wie wir ihnen am besten helfen können.
Staffbase: Und? Was haben sie gesagt?
Moustapha: Sie sagten, sie wollen „Coco”!
Staffbase: Sie wollten also unbedingt eine App?
Moustapha: Genau. Unsere Techniker fahren ständig von einem Kunden zum nächsten. Bisher mussten sie ihre Laptops benutzen, um ihre Arbeitstickets zu bekommen. Die Tickets sagen ihnen, was der nächste Auftrag ist und wo sie dafür hinfahren müssen. Sie hatten es satt, jedes Mal ihren Laptop öffnen zu müssen und haben uns deshalb ganz klar nach einer App gefragt.
Die App als zeitsparende und sichere Lösung
Die App hilft heute extrem viel Zeit zu sparen. Wir stellen zum Beispiel Musterlösungen in der App bereit und die Techniker können so die Probleme unserer Kunden schneller lösen. Wenn man bedenkt, wie viel Zeit pro Techniker und Auftrag eingespart wird, ist das enorm.
„Coco” funktioniert wie jede andere App auf den Smartphones unserer Mitarbeiter. Die User Experience ist super. Außerdem informiert die App mit Push-Benachrichtigungen und sorgt so dafür, dass alle immer auf dem neuesten Stand sind.
Staffbase: Warum haben Sie sich für Staffbase entschieden?
Moustapha: Wegen der Einfachheit der App. Wir hatten eine Live-Demo und es war sofort klar, dass wir die App testen wollen. Das haben wir dann auch fünf Monate lang getan. Von da an standen wir fast täglich im Austausch mit unseren Customer Success Managern bei Staffbase. Wir hatten Zeit, mit der App zu spielen und alles auszuprobieren und hatten dabei auch noch Hilfe, das war toll!
Staffbase: Wie lange dauerte es bis Sie die App dann tatsächlich einführen konnten?
Moustapha: Zuerst mussten wir die App intern an unser Management verkaufen. Dafür haben wir ein paar Folien erstellt, die alle Vorteile von Staffbase zusammenfassten. Zusätzlich konnten wir von dem Pilotversuch berichten und so klarstellen, dass wir das Tool ausführlich getestet haben.
Nachdem das Management zugestimmt hatte, haben wir „Coco” eingerichtet und haben zwei Teams mit ca. 100 Technikern ausgewählt, um die App weiter zu testen und auszubauen. Unsere Mitarbeiter waren im Test mit „Coco” sehr enthusiastisch und positiv eingestellt.
Staffbase: Konnten Sie während Ihres Pilotprojekts eine höhere Produktivität oder weniger Probleme im Feld für Ihre Mitarbeiter messen?
Moustapha: Nun, zunächst einmal wollten wir eine zentrale Plattform schaffen, um mit all unseren Mitarbeitern zu kommunizieren. Das haben wir geschafft. Als Nächstes war es unser Ziel, alle technischen Dokumente, Arbeitsanweisungen, Blaupausen, Handbücher und alles andere, was von unseren Technikern verwendet wird leicht zugänglich zu machen. Auch das haben wir geschafft.
Arbeitsanweisungen & Informationen für die Techniker: Die Anwendungsfälle der App
Außerdem nutzen wir die App täglich, um Informationen von unseren Technikern zu sammeln und auszutauschen. Das ist ein sehr wichtiger Prozess, der durch die App viel einfacher geworden ist. Wenn sich heute zum Beispiel ein Kunde mit einem Problem an uns wendet, das ein Techniker nicht lösen kann, können wir dieses Wissen sofort über die App weitergeben und verhindern, dass ein Techniker hinfährt. Das spart uns Geld, Arbeit und dem Mitarbeiter viel Zeit.
In der Vergangenheit hat es bei Problemen oft sehr lang gedauert, bis wir eine Lösung finden konnten. Mit der Coco-App können wir ein Formular erstellen und als Nachricht an bestimmte Teams vor Ort versenden, um Feedback und Musterlösungen zu sammeln. Dann können wir diese Informationen nutzen, um zu unserem internen Engineering oder unseren Netzwerktechnikern zu gehen und eine schnellere Lösung für den Kunden zu finden.
Bisher konnten wir den finanziellen Vorteil der App noch nicht messen, aber in Bezug auf Qualität und Geschwindigkeit der Lösungen hilft uns die App enorm. Früher war es sehr schwierig, Informationen von unseren Technikern zu bekommen. Jetzt können wir sofort und direkt mit ihnen kommunizieren.
Staffbase: Sie sparen also Zeit und Aufwand.
Moustapha: Ja. Die App sorgt bei uns für eine große Zeitersparnis. Allein durch die erwähnten Musterlösungen und die mobilen Formulare geht alles viel schneller für die Techniker.
Außerdem loggt sich mehr als die Hälfte unserer registrierten Nutzer täglich bei „Coco” ein, was unglaublich ist! Vor allem, wenn man bedenkt, dass wir die App erst seit etwa sechs Monaten nutzen. Wir haben eine Umfrage an unsere Techniker geschickt, und mehr als 90 Prozent von ihnen sagten uns, dass sie ohne „Coco” nicht mehr arbeiten könnten.
Staffbase: Das ist wirklich toll zu hören.
Moustapha: Es gibt noch einen anderen Vorteil, den ich betonen möchte. Einer der großen Vorteile von „Coco” ist, dass wir verschiedene Kanäle innerhalb der App geschaffen haben. Diese Kanäle reflektieren die internen Strukturen des Unternehmens und wir können gezielt einzelne Teams mit spezifischen Informationen ansprechen.
Targeting in der internen Kommunikation
Früher haben wir eine E-Mail an 2.000 Mitarbeiter verschickt, aber die Informationen waren oft nur für etwa 450 von ihnen relevant. Was passierte also? Wenn Sie jeden Tag tonnenweise E-Mails erhalten, werden Sie anfangen, selbst die für Sie relevanten Mails zu ignorieren – so auch bei unseren Mitarbeitern.
Die Relevanz der Informationen sind der Grund, warum unsere Nutzerrate so schnell anstieg und wir täglich so viele aktive Nutzer haben. Jeder Mitarbeiter kann sicher sein, dass die Informationen, die „Coco” enthält, für ihn bestimmt sind, weil er sie sonst nicht sehen würde.
Ich denke, das ist ein sehr wichtiges Feature, denn es löst eines der größten Probleme, das wir hatten: die Weitergabe von den richtigen Informationen an die richtigen Personen.
Staffbase: Haben Sie schon Ideen, wie Sie „Coco” in Zukunft nutzen können?
Moustapha: Wir sind wirklich glücklich, so wie es jetzt ist. Eine Sache, die wir für die Zukunft in Betracht ziehen, ist die Integration mit unserem neuen Außendienst-Tool für unsere Techniker. Normalerweise nutzt ein Techniker zehn, fünfzehn, vielleicht sogar dreißig Anwendungen, je nachdem, was er oder sie für ein Aufgabenfeld betreut. Das neue Außendienst-Tool präsentiert alle Informationen auf der Grundlage der jeweiligen Aufgabe und grenzt die Auswahl der Tools so von vornherein ein.
Wir wollen herausfinden, wie wir Informationen aus „Coco” im neuen Außendienst-Tool spiegeln können. Auf diesem Weg könnten die Techniker zum Beispiel auch über das Außendienst-Tool Nachrichten erhalten wie: „Hey, es gibt einen großen Ausfall in der Gegend, in der du gerade arbeitest. Schau doch erst beim Kunden in der benachbarten Gegend vorbei". Solche ganz operativen Verbindungen sind sehr wichtig für uns.
Ich bin mir sicher, wenn ich unsere Mitarbeiter frage, was sie sich für die nächste Version von „Coco” wünschen, hätten sie mit viele Ideen parat. Momentan nutzen wir „Coco” als zentrale Kommunikationsplattform, die relevante Arbeitsinformationen an alle unsere Teams weitergibt.
Sicherlich gibt es einige wirklich gute Integrationen mit anderen Anwendungen, die die App noch relevanter für unsere Techniker machen würden; aber diesen Projekten widmen wir uns in der Zukunft, denn im Moment könnten wir nicht glücklicher sein mit dem, was wir haben.
Zusammenfassung:
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- Die beste Mitarbeiter-App finden – mit diesen 8 Fragen: Eine Zusammenfassung unserer Erfahrungen aus der Praxis von über 400 Mitarbeiter-App-Projekten
- Das Mitarbeiter-App Handbuch: Alle Informationen zum Thema App, vom Launch bis zum langfristigen Erfolg!
- Mitarbeiter [digital] einbeziehen: Case Studies von RHI Magnesita, PORR und den Stadtwerken Konstanz warten auf Sie!
Liebe Leser*innen,
wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!