Mehr als 70% Beteiligung an Mitarbeiterumfragen: Verbessern auch Sie Ihre interne Kommunikation mit dem richtigen Tool!

Mitarbeiterumfragen sind unverzichtbar für jedes Unternehmen

Mitarbeiterumfragen sind nach wie vor der beste Weg, um Feedback aus der Belegschaft  zu erhalten. Von der Stimmung im Team bis hin zum Kantinenangebot: Die Mitarbeitenden bekommen die Gelegenheit sich zu verschiedenen Themen zu äußern und die Entwicklung im Unternehmen zu beeinflussen. Mitarbeiterumfragen werden aber auch immer öfter genutzt, um das Employee Engagement zu messen.

Laut einer aktuellen Gartner-Studie halten 80 Prozent der Manager*innen ein hohes Mitarbeiter-Engagement für einen ausschlaggebenden Faktor für das Erreichen der Unternehmensziele. In der gleichen Umfrage gaben 74 Prozent der Befragten an sie nutzen formelle, umfassend angelegte Umfragen, um die Zufriedenheit und das Engagement ihrer Mitarbeiter*innen abschätzen zu können.

Umfragen sind also nach wie vor ein unverzichtbares Instrument zur Messung von Mitarbeiterzufriedenheit. Interne Kommunikatoren sind oft angehalten, die Fragebögen gemeinsam mit der Personalabteilung umzusetzen. Dabei sehen sie sich oft folgenden Herausforderungen gegenüber:

1. Langsame Digitalisierung von Prozessen.
2. Schwerfällige Adaption neuer Technologien.
3. Fehlende Reichweite der Umfragen.

Diese Hindernisse können für Kommunikatoren und Personaler, die unter Zeit- und Ressourcendruck stehen, frustrierend sein. Das darf jedoch kein Grund sein, die Mitarbeiterumfragen abzuschaffen! Es lohnt sich Umfragen als direkten Kanal zwischen Management und Belegschaft zu erhalten. Mit den richtigen Hebeln lassen sich die oben beschriebenen Hürden schnell aus dem Weg schaffen.

Wie können Kommunikationsexperten Mitarbeiterumfragen erfolgreich gestalten?

Genau diese Frage hat sich Troy Griggsby, Kommunikationsmanager der US AutoLogistics (USAL) gestellt. Das Unternehmen USAL mit Firmensitz in Texas beschäftigt mehr als 600 Mitarbeiter*innen, die Fahrzeuge an Autohändler überall in die USA ausliefern. Die Besonderheit: Über 80 Prozent der Mitarbeitenden von USAL sind während der Arbeit auf den Straßen unterwegs und dadurch vom Geschehen im Firmensitz abgeschnitten. Dies macht es für Griggsby besonders schwer, das Feedback der Mitarbeiter*innen einzuholen.

Endlich alle Mitarbeiter*innen erreichen

„Es liegen tausende von Kilometern zwischen uns und unseren Fahrern. Deswegen mussten wir einen Weg finden, für unsere Mitarbeiter*innen immer erreichbar zu sein. Die Einführung einer Lösung für mobile Kommunikation war daher die logische Konsequenz. Viele unserer Mitarbeitende hatten sich dies bereits gewünscht und mit der Mitarbeiter-App von Staffbase fanden wir eine einfache Lösung, die wir zu unserem bereits bestehenden Toolkit für Kommunikation hinzufügen konnten,” so Griggsby.

USAL war lange auf der Suche nach der besten Option für eine Mitarbeiter-App und nannte sie „Flipper”. Sie wurde schnell zum firmenweiten Erfolg. Da Mitarbeitende die App sowohl auf ihren privaten Mobiltelefonen als auch auf firmeneigenen Tablets nutzen können, erreichte Flipper schnell 94 Prozent der Belegschaft. Eine ausgesprochen gute Adoptionsrate im Vergleich zu anderen Kommunikationsmitteln.

Mitarbeiterumfragen schnell und einfach per Mitarbeiter-App

Vom ersten Arbeitstag an gibt die App Flipper allen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, jederzeit Feedback zu geben. Und anders herum kann das Kommunikationsteam jeden Mitarbeitenden unmittelbar erreichen. Dies hat sich sehr positiv auf Mitarbeiterumfragen ausgewirkt.

„Unsere Umfragen erschienen bisher alle zwei Jahre und waren oft mit einem großen Aufwand verbunden. Wir haben uns dabei viel auf E-Mails gestützt, was zu einer Antwortrate von nur 30 - 35 Prozent geführt hat,” sagte Griggsby.

Ergebnis: Verdopplung der Reichweite von Umfragen

Für ihre aktuellste Umfrage nutzte USAL das SurveyMonkey Plugin, um die Umfrage direkt in die App Flipper zu integrieren. Dadurch, dass die Umfrage direkt in das Menü der App eingebunden war, konnten die Mitarbeiter*innen ihr Feedback sofort geben, ohne die App verlassen zu müssen. Diese Vereinfachung erhöhte die Antwortrate der Umfrage um 40 Prozent, verglichen mit den bisher verwendeten E-Mail-Umfragen.

Nachdem nun mehr als 70 Prozent der Belegschaft an Umfragen teilnehmen, sieht Griggsby die erhöhte Reichweite und die Ergebnisse als „gewaltigen Bonus für USAL. Wir befragen unsere Fahrer zu Themen, die ihnen wichtig sind, in einer Form, die für sie endlich zugänglicher ist.”

Veränderungsprozesse richtig begleiten: Wie Mitarbeiterbefragungen helfen!

Das regelmäßige Feedback wurde für USAL besonders nützlich, als sie eine neue Flottenstrategie umsetzen wollten. Die Außerbetriebnahme von Ausrüstung und die Investition in neue Werkzeuge war nicht nur eine große Geschäftsinvestition, sondern auch ein Schritt, der die Mitarbeitenden direkt in ihrem Alltag beeinflusste. Es war essentiell, die Informationen zeitnah zu übermitteln, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen ihren Job weiterhin erfolgreich und sicher ausführen konnten.

„Die LKWs sind die Büros und Werkzeuge unserer Fahrer, die sie für ihre Arbeit brauchen. Deshalb ist jedes Detail für sie entscheidend. Für uns ist es daher wichtig, auf unsere Mitarbeitenden einzugehen und genauestens zuzuhören – ganz besonders unseren Fahrern. Wir müssen sie auf einem operativen und persönlichen Level verstehen”, so Griggsby.

Kombination mehrerer Umfrageformate

Während sie mit halbjährlichen Umfragen ein umfangreiches Meinungsbild bezüglich der Firmenkultur einholen konnten, nutzten Griggsby und sein Team ihre Mitarbeiter-App auch während des Change-Prozesses, um öfter einmal nachzufragen. Weitere nützliche Tools sind Puls-Checks und Zufriedenheitsumfragen. Diese geben den Teams in der Firmenzentrale in Texas eine einfache und effiziente Möglichkeit, mit ihren weit verstreuten Mitarbeiter*innen in Kontakt zu bleiben und sie dadurch in Entscheidungsprozesse einzubinden.

Das Beispiel von USAL zeigt, dass es einen Wandel in der internen Kommunikation gibt. Mitarbeitenden werden heute häufiger nach ihrer Meinung gefragt und eher in kleinen Happen als in einer riesigen Jahresumfrage. Dies haben laut Gartner-Studie auch bereits 59 Prozent der Firmen verstanden und nutzen verschiedene Formate, um die Meinung der Belegschaft zu erfassen.

Eine Mitarbeiter-App macht diese Datenerhebung leichter als je zuvor. Als Administrator von Flipper kann Griggsby neben ausführlichen Berichten über Interaktionen und Downloads auch eine allgemeine Übersicht über das Mitarbeiter-Engagement im App-Dashboard erstellen. Diese Messungen geben dem Kommunikations-Team von USAL den Kontext, den sie benötigen, um mit ihrer Arbeit die Geschäftsziele der Firma zu unterstützen. Gleichzeitig können sie den Fokus weiterhin auf das richten, was am wichtigsten ist: ihre Mitarbeiter*innen.

Die Mitarbeitenden sollten bei Umfragen im Mittelpunkt stehen

Letztlich sieht USAL die Flipper Mitarbeiter-App als Erweiterung ihrer People-First-Philosophie. „Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter*innen zur Arbeit kommen und sich dort in ihrer Rolle in der Organisation wohl fühlen”, sagt Griggsby.

Die Entscheidung der USAL, eine Mitarbeiter-App einzuführen und sie für Mitarbeiterumfragen zu verwenden, hat das Engagement der Fahrer*innen stark erhöht. Die App leistet damit einen wichtigen Beitrag zu einer gesunden Unternehmenskultur.