Software für interne Kommunikation: Die 10 wichtigsten Kriterien und Kategorien [inkl. Bewertungsmatrix]

Wer heute erfolgreiche interne Kommunikation betreiben will, muss moderne Plattformen und Software nutzen. So beliebt sie auch noch immer sind, Kanäle wie gedruckte Mitarbeiterzeitungen oder Schwarze Bretter sind einfach zu langsam und lassen kaum bis keine Interaktion zu. Die Auswahl an Software ist jedoch riesig. Deshalb wollen wir Ihnen mit diesem Artikel eine Übersicht der wichtigsten Softwarekategorien und Bewertungskriterien geben.

Warum sollten Sie moderne Software für interne Kommunikation nutzen? 

Eigentlich ganz logisch: Wer den modernen Herausforderungen der Mitarbeiterkommunikation langfristig gewachsen sein will, muss auch moderne Kommunikationsplattformen nutzen. Diese werden speziell für aktuelle und zukünftige Kommunikationsaufgaben entwickelt und entsprechen den höchsten Standards für intuitive Nutzung, Sicherheit und Innovation.

Hier sind einige Gründe, warum Sie moderne Software für interne Kommunikation nutzen sollten:

• Hohe Reichweite
• Ermöglicht Echtzeitkommunikation
• Erlaubt Feedback, Fragen und Interaktion (das alles ist vor allem während einer Krise von entscheidender Bedeutung)
• Umfangreiche Messbarkeit (auch in Echtzeit)
• Ermöglicht zielgerichtete Kommunikation (hat sich während der Coronavirus-Pandemie angesichts der sehr unterschiedlichen Situationen, die von Faktoren wie geografischer Lage und Art der Arbeit abhängen, als äußerst relevant erwiesen)

Was ist Software für interne Kommunikation? Definition und Beispiele 

Moderne interne Kommunikationssoftware ist ganz generell gesagt das zentrale Kommunikationssystem innerhalb eines Unternehmens. Diese Tools unterstützen Unternehmen und ihre Mitarbeiter*innen bei der Kommunikation und beim Austausch von Informationen. Sie sind so konzipiert, dass sie alle Unternehmensmitglieder einbinden und über verschiedene digitale Kanäle miteinander verbinden.

Beispiele für Software

Die folgenden Beispiele sind die am häufigsten verwendeten Softwarekategorien für interne Kommunikation. Das zeigen mehrere Studien aus dem deutschsprachigen Raum (diese finden Sie auch in unserer Bibliothek für interne Kommunikation).

• Moderne Intranets (z. B. Staffbase Intranet)
• Mitarbeiter-Apps (z. B. Staffbase Mitarbeiter-App)
• Chat-Dienste (z. B. Slack, Yammer, Microsoft Teams)
• E-Mail- und Newsletter-Software (z. B. Staffbase E-Mail) 
• Podcasting-Tools (z. B. einfache Audio-Recorder, auf modernen Geräten vorhanden, Videotools wie Zoom oder Gotomeeting)
• Videosoftware (auf den meisten Geräten bereits enthalten) 
• Kollaborationstools (z. B. Microsoft 365, Trello)
• Digital Signage Software (z. B. ScreenCloud)
• Mitarbeiterzeitungen als Online-Version (einfache pdf-Versionen, gehostet auf einer Plattform, oft auch mit Links und Videos ausgestattet)

Wirklich gute Softwareprodukte, egal welcher Art, sind intuitiv und leicht zu bedienen. Sie machen Kommunikation und Interaktion unter den Mitarbeiter*innen, egal ob mit Führungskräften oder mit Kolleg*innen, in Echtzeit möglich.

Während alle erwähnten Tools darauf ausgelegt sind, die Kommunikation zu erleichtern, liegt der Schwerpunkt bei einigen auf Anwendungsfällen für Zusammenarbeit, während es bei anderen mehr um den Austausch interner Nachrichten geht – sowohl Top-down, Bottom-up als auch Peer-to-Peer.

Jede Kategorie hat klare Vor- und Nachteile für die Kommunikation im Unternehmen. Deshalb schauen wir uns im nächsten Schritt einige Kategorien auf Basis wichtiger Kriterien genauer an.

Software für interne Kommunikation: 10 Bewertungskriterien und wichtige Kategorien [inklusive Matrix]

Bevor wir uns die führenden Kategorien für interne Kommunikationssoftware anschauen, klären wir zunächst die wichtigsten Bewertungskriterien. Software ist nicht gleich Software. Es ist wichtig, die verschiedenen Kriterien genau abzuwägen und schlussendlich zu entscheiden, welche Softwarekategorie am besten zu Ihrem Unternehmen und den Kommunikationszielen passt.

Nach welchen Kriterien sollte man Software für interne Kommunikation bewerten?

• Reichweite: Software ermöglicht den Zugang für alle Mitarbeiter*innen, Informationen erreichen gesamte Belegschaft 
• Messbarkeit: Software ermöglicht viele verschiedene Messmethoden (Kennzahlen wie Nutzerrate und Interaktion, Pulsumfragen, Mitarbeiterbefragungen, Kommentare)
• Dialogmöglichkeiten: Software kommt mit Funktionen bekannt von Social-Media-Plattformen (Likes, Kommentare, Chat, Votings, Teilen, Bookmark)
• Relevanztreiber: Software kann mit verschiedenen anderen Tools integriert werden und bietet neben Kommunikation auch hohe Relevanz in anderen Themen (z. B. HR-Services, Kollaboration, Speiseplan, Gamification)
• Personalisierung: Software ermöglicht auf Zielgruppen zugeschnittene Nachrichtenausspielung und Informationsstruktur
• Dezentralisierung: Software ermöglicht den Einsatz verschiedenster Redaktionsteams (Redakteur*innen an Standorten, in Abteilungen, in anderen Ländern)
• Verschiedene Sprachen: Software ermöglicht Mehrsprachigkeit, sowohl bei Inhalten als auch bei Interaktionsfunktionen (automatische Übersetzung von Kommentaren)
• Statische Inhalte & Struktur: Software ermöglicht übersichtliche Darstellung statischer Inhalte (Seiten, verschiedene Widgets) und eine gute Informationsstruktur (Menü, Suche)
• Einfache Nutzung: Software ist einfach zu verstehen und bedienen, kaum bis kein Schulungsaufwand nötig.
• Multimediaformate: Software unterstützt die Einbindung und Verbreitung von verschiedenen Video- und Audioformaten

Moderne Intranets

👍 Pro: Moderne Intranets schneiden bei fast allen Kriterien sehr gut ab. Die Kategorie ist genau auf die vielen verschiedenen Bedürfnisse der Mitarbeiterkommunikation ausgerichtet. Software für moderne Intranets wird entwickelt, um endlich alle Mitarbeiter*innen eines Unternehmens zu erreichen. 

👎 Contra: Software für moderne Intranets kommt meist mit einem eigenen Content Management System, das sich natürlich von bekannten Systemen häufig unterscheidet. Vor allem die dezentrale Kommunikation, also die Beauftragung lokaler Redaktionsteams könnte hier mehr Aufwand benötigen, da sich alle an ein neues System gewöhnen müssen. Allerdings sind wirklich gute Systeme so intuitiv gebaut, dass häufige Schulungen kaum nötig sind.

Mitarbeiter-Apps

👍 Pro: Mitarbeiter-Apps werden nicht ohne Grund immer wichtiger für die interne Kommunikation. Sie bestechen nicht nur in den besonders wichtigen Kriterien Reichweite, Messung und Dialogfähigkeit (Apps können auf privaten Smartphones genutzt werden, haben umfangreichen Analysefunktionen und kommen mit Funktionen wie Chat, Kommentaren, Social Walls etc.). Sie sind auch in allen anderen Bereichen weit vorn. mehr...

👎 Contra: Mitarbeiter-Apps müssen von den meisten Nutzer*innen auf ihren privaten Smartphones installiert werden, was für einige Unternehmen ein Problem beim Datenschutz darstellen könnte. Allerdings sollten Inhalte auf Kommunikationsplattformen wie Mitarbeiter-Apps nie vertrauliche oder streng vertrauliche Daten beinhalten, diese müssen durch weitere Sicherheitsvorkehrungen (Passwort, SSO-Login) geschützt sein.

E-Mail-Newsletter

E-Mail-Newsletter sind noch immer ein viel genutzter Kanal für die interne Kommunikation. Vor allem für Zielgruppen, die kaum Zugang zum Intranet haben, werden sie gern für Zusammenfassungen der wichtigsten Neuigkeiten oder Ankündigungen verwendet.

👍 Pro: E-Mail-Software enthält umfangreiche Analysemöglichkeiten, die Kommunikationsteams Anhaltspunkte liefern, um E-Mails effektiver zu gestalten und welche Inhalte am besten bei Mitarbeiter*innen ankommen. E-Mail-Software ist einfach verständlich, weshalb auch dezentralisierte Kommunikation möglich ist (lokale Redakteur*innen übernehmen Versand). Außerdem können Kommunikationsteams E-Mails basierend auf verschiedenen Zielgruppen personalisieren.

👎 Contra: E-Mails gehen schnell in der Flut an Informationen unter und mit ihnen auch die wichtigen Unternehmensnachrichten. Darüber hinaus bieten E-Mails außer Informationsweitergabe nicht sehr viel, um die Relevanz Ihrer Kommunikationsmaßnahmen zu steigern (z. B. integrierte HR-Services). Statische Inhalte und die Sammlung von bestehenden Informationen sind so gut wie nicht möglich (Wo finden Mitarbeiter*innen Hygienerichtlinien, Informationen zur Elternzeit und ähnliches?). Ebenso kann über E-Mail-Verteiler kaum bis gar kein Dialog zwischen Mitarbeiter*innen untereinander oder teilweise auch mit Vorgesetzten oder der Führungsebene entstehen.

Kollaborationstools

Mit Kollaborationstools meinen wir speziell für Zusammenarbeit und Teamkommunikation entwickelte Software.

👍 Pro: Instrumente wie Microsoft Teams, Yammer oder Slack haben viele Unternehmen ohnehin für die Teamkommunikation eingeführt. Die Tools sind vorhanden und könnten für alle ausgerollt werden. Außerdem kommen sie mit umfangreichen Analyse- und Statistikfunktionen, womit eine Messbarkeit der Kommunikationsmaßnahmen sehr gut möglich ist. Integrationen mit relevanten Tools und Services ist ebenso eine Option wie die Nutzung von Multimediaformaten für die Kommunikation.

👎 Contra: Lizenzen für Kollaborationssoftware sind teuer und werden deshalb oft nicht für die gesamte Belegschaft gekauft. Demnach ist die Reichweite interner Kommunikation über diese Tools nicht sehr groß. Und selbst wenn alle Lizenzen für diese Tools haben, sind sie vor allem für Unternehmensmitglieder die wenig Zeit darin verbringen schwer verständlich und sehr unübersichtlich. Demnach können sie nie schnell das finden, was sie suchen und brauchen. Lokale Redakteur*innen haben wenig Chancen, sofern sie überhaupt eine Lizenz für diese Tools haben, mit ihren Inhalten an die richtigen Zielpersonen zu kommen. Die Möglichkeiten zur Erstellung von Kanälen und einzelnen Teams durch jede*n Nutzer*in macht die Anzahl der verschiedenen Informationsquellen schier unendlich und somit völlig unübersichtlich für Gelegenheitsnutzer*innen.

Digital Signage

Software für Kommunikation über Bildschirme, die für Mitarbeiter*innen gut sichtbar aufgestellt und über die Inhalte bereitgestellt werden.

👍 Pro: Digital-Signage-Lösungen sind sehr einfach verständlich und benötigen kaum bis keine Schulungen zur Nutzung. Außerdem können verschiedene Multimediaformate sehr gut in die Kommunikation über die Bildschirme eingebaut werden (vor allem Animationen und Videos, einzige Ausnahme hier sind Audioformate wie Podcasts). Die Einrichtung der Infobildschirme ist an verschiedenen Punkten in Standorten oder Büros möglich.

👎 Contra: Für umfassende Kommunikation mit allen im Unternehmen sind Digital Signage Lösungen nicht geeignet. Oft hat nur ein Bruchteil der Belegschaft überhaupt Zugang zu einem Infobildschirm (Mitarbeiter*innen im Außendienst beispielsweise wären hier vollkommen ausgeschlossen). Wichtige Antworten auf Fragen wie „Haben das alle gelesen und verstanden?” oder “Was sagen die Mitarbeiter*innen dazu?” zu finden ist mit Digital Signage als einziger Kommunikationslösung kaum möglich. Ebenso wenig können entscheidende Kennzahlen gemessen und ermittelt werden. 

Die Inhalte auf den Bildschirmen sind mit guter Software durchaus auf verschiedene Standorte und Länder anpassbar, jedoch nie personalisiert für die Bedürfnisse einzelner Personengruppen im Unternehmen (spezifische Personas). Ein weiterer großer Nachteil der Bildschirmlösungen sind die fehlenden Möglichkeiten für wichtige statische Inhalte wie Handbücher, Verhaltensrichtlinien in Gefahrensituationen usw. Diese Inhalte werden vielleicht weniger oft benötigt als aktuelle Nachrichten, sollten jedoch jederzeit auffindbar sein.

Mitarbeiterzeitung online

Über 60 Prozent der Unternehmen veröffentlichen ihre Mitarbeiterzeitung laut einer Studie als statische pdf-Datei (per E-Mail verteilt oder über einen Browser abrufbar) oder als pdf-Magazin über eine Hosting-Software (z. B. slideshare). Eine gedruckte Mitarbeiterzeitung einfach 1:1 digital über eine Software zur Verfügung zu stellen ist jedoch oft der falsche Weg.

👍 Pro: Die einfache Nutzung und Verbreitung (über E-Mails, als Link über Messenger) sind hier klare Vorteile. Wenn eine gedruckte Mitarbeiterzeitung als digitale Form zur Verfügung steht, ist außerdem der Bekanntheitsfaktor entscheidend. War die Zeitung schon immer beliebt, werden Mitarbeiter*innen sie auch in der digitalen Form schätzen. Gute Software für digitale Zeitungen ermöglicht auch die Einbindung von Multimediaformaten, was die Online-Version demnach noch einmal wertvoller macht als die Print-Version.

👎 Contra: Es gibt allerdings auch einiges, was gegen eine reine digitale Variante der bestehenden Mitarbeiterzeitung spricht. Denn auch wenn Mitarbeiter*innen die Zeitung allgemein schätzen und die digitale Version aufrufen würden, sind vor allem Dinge wie Interaktionsmöglichkeiten weiterhin schwierig. Eventuell gibt es eine Like- und Kommentarfunktion. Mitarbeiter*innen müssen dann aber jedes mal wieder explizit die Seite oder den Link für die Zeitung aufrufen, um zu schauen, was es neues gibt. Außerdem lassen sich schlecht statische Inhalte wie Handbücher oder Anleitungen in ein Zeitungsformat integrieren. Diese Inhalte sind jedoch vor allem für die tägliche Arbeit vieler Unternehmensmitglieder wichtig. Ebenso wie Prozessfunktionen wie Urlaubsanträge oder Schichtplaneinsichten. Diese Relevanztreiber können über eine generelle Mitarbeiterzeitung kaum umgesetzt werden. 

Und weil Zeitungen viel Aufwand bedeuten, ob gedruckt oder digital, erscheinen sie häufig nur in den zwei bis drei wichtigsten Sprachen. Dezentrale Kommunikation in der jeweiligen Landessprache bei internationalen Unternehmen ist da schwierig bis kaum machbar.

Die richtige Software für interne Kommunikation: Der Mix macht's

Schlussendlich müssen Kommunikationsteams basierend auf den unternehmensweiten Anforderungen und Kriterien genau abwägen, welche Software langfristig die wichtigsten Herausforderungen lösen und die eigene Arbeit effizienter machen kann. Das muss kein One-Fits-All-Konzept sein, wenn die Belegschaft einfach zu divers ist. Viele unserer Kund*innen haben einen Mix aus verschiedenen Lösungen etabliert, der jeweils die wichtigen Ziele erfüllt. 

Dabei ist es jedoch wichtig, Softwarelösungen clever miteinander zu kombinieren, damit es nur eine „Quelle der Wahrheit” gibt, auf die sich alle verlassen können. Moderne Intranets kommen so zum Beispiel oft mit einer eigenen Mitarbeiter-App und können außerdem mit Software für Newsletter oder Digital Signage verknüpft werden, damit auch die letzten Kolleg*innen wichtige Nachrichten erhalten.